За 1 квартал 15 года была сделана реализация услуг, соответственно выставлен счет-фактура, но данная реализация не была принята Заказчиком, таким образом ее надо аннулировать, но просто удалив из бух.программы эти документы нельзя, т.к. нарушится порядковая нумерация счетов-фактур, актов....Как это правильно сделать?

Счет-фактуру следует аннулировать. Для этого заполните дополнительный лист к книге продаж за период, в котором была допущена ошибка, и отразите в нем сумму отгрузки и налога по ошибочно выставленному счету-фактуре со знаком минус.

Налоговую базу по НДС скорректировать. Раз выставленный счет-фактура был включен в общую сумму реализации за налоговый период, то с этой суммы был излишне начислен налог. А значит, у организации образовалась переплата. Поэтому нужно скорректировать налоговую базу и пересчитать налог. И, несмотря на то, что такая ошибка привела к переплате по НДС, в данной ситуации надо подать в налоговую инспекцию уточненную декларацию.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Ситуация: Как поступить организации-продавцу, если на одну и ту же операцию она ошибочно выставила два счета-фактуры. Это обнаружилось после подачи декларации по НДС

Придется скорректировать налоговую базу по НДС, пересчитать налог, а также известить об ошибке покупателя.

Из-за того, что счет-фактуру выставили повторно по одной и тоже операции, будут завышены и налоговая база по НДС у продавца, и налоговый вычет у покупателя. Поэтому, обнаружив такую ошибку, нужно выполнить следующие действия.

1. Аннулируйте повторно выставленный счет-фактуру в книге продаж.

Ведь именно на основании книги продаж определяют сумму НДС к уплате ( раздела II приложения 5 к ). Для этого заполните дополнительный лист к книге продаж за период, в котором была допущена ошибка, и отразите в нем сумму отгрузки и налога по ошибочно выставленному счету-фактуре со знаком минус (п. 11 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

2. Скорректируйте налоговую базу по НДС за тот период, в котором была допущена ошибка.

Раз повторно выставленный счет-фактура был включен в общую сумму реализации за налоговый период, то с этой суммы был излишне начислен налог. А значит, у организации образовалась переплата. Поэтому нужно скорректировать налоговую базу и пересчитать налог. И несмотря на то что такая ошибка привела к переплате по НДС, в данной ситуации надо подать в налоговую инспекцию уточненную декларацию. Скорректировать налоговую базу в текущем периоде нельзя. Это объясняется тем, что общие правила, предусмотренные для исправления ошибок в соответствии с статьи 81 и пунктом 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ, в отношении НДС не применяются .*

Уточненную декларацию сформируйте на основании исправленной книги продаж с учетом заполненного дополнительного листа (п. 5 раздела IV приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Образовавшуюся переплату по налогу можно зачесть или вернуть .

3. Известите об обнаруженной ошибке покупателя.

Понятно, что ошибочно выставленный счет-фактура покупатель зарегистрировал в книге покупок. А на основании данных такой книги он формирует сумму налога, принимаемого к вычету ( раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Отразив же там лишний счет-фактуру, покупатель попросту завысил сумму вычета.

Вследствие этого возникает недоимка, из-за чего организации могут начислить пени и штрафы.

Поэтому, как только обнаружили, что выставили счет-фактуру повторно по ошибке, обязательно сообщите об этом покупателю – направьте ему соответствующее уведомление . На основании такого документа он сможет внести изменения в книгу покупок и также подать уточненную декларацию.

Ольга Цибизова,

заместитель директора департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

• Скачайте формы

Ситуаций, когда требуется аннулировать выставленный счет-фактуру, существует немного. Основные причины – ошибочное выставление отгрузочного счета-фактуры и неправильные реквизиты, влияющие на вычет НДС. В таких случаях одна из сторон аннулирует и повторно выставляет счет-фактуру.

Если нужно актуализовать стоимость, цену или объем товара, услуги или работы, аннулирование не требуется, поскольку изменения налоговых обязательств можно отразить в книге продаж и покупок. Аннуляция предусмотрена для замены счета-фактуры, которую невозможно корректировать. О корректировочном счёте-фактуре мы рассказывали .

Кто производит операцию?

Порядок регистрации отмены счета-фактуры зависит от даты выпуска , причем отражается как в книге продаж поставщика, так и в книге покупок клиента. Порядок и действия по заполнению учетных книг и дополнительных листов указан в правилах их ведения, утвержденных постановлением №1137 Правительства РФ от 12 декабря 2011 «О формах и правилах заполнения документов при расчетах по НДС».

За квартал, в котором произошла аннуляция счета-фактуры, сдается уточненная налоговая декларация, согласно 1 пункту 81 статьи НК РФ и 5-6 пункту Правил заполнения доп. листов книг покупок и продаж, во всех случаях, когда меняется сумма НДС.

Важно! Если сумма уплачиваемого налога после уточнения выше, чем в первично составленной декларации то, во избежание штрафа за уклонение от налога, при подаче уточненной декларации дополнительно уплачивается пеня.

О правилах заполнения счёта-фактуры можно узнать .

Инструкция проведения

Порядок регистрации существенно отличается, как для продавца и покупателя, так и исходя из квартала составления исправленного счета-фактуры (для чего нужен счёт-фактура продавцу и покупателю мы разбирали ). Для продавцов, подпунктом 3 пункта 11 Правил ведения книги продаж , предусмотрен такой шаблон внесения изменений:

• Если составление ошибочного счета-фактуры произошло в тот же расчетный период, в котором зарегистрирован лист аннуляции, то есть даты строки 1 и 1а находятся в пределах одного квартала, исходный документ регистрируется повторно.
• Если аннуляция происходит на ошибочный счет-фактуру уже в следующем квартале, исходя из даты в строке 1 и 1а исправленного варианта, то оформляется дополнительный лист, согласно 3 пункту Правил заполнения доп. листов.

Алгоритм исправлений :

1. Первичный счет-фактуру повторно регистрируют, с заполнением граф 13а-19 отрицательными показателями, устраняемыми из счета знаком «-».
2. Исправленный вариант регистрируется в установленном порядке, с указанием в графе 4 реквизитов 1а из предыдущего варианта.

Покупатель, согласно 4 подпункту 9 пункта Правил ведения книги покупок аннулирует и заново регистрирует новый счет-фактуру, в порядке который зависит от даты внесения исправлений продавцом.

Если ошибочный и исправленный счета составлены в одном квартале:

1. Ошибочный счет-фактуру повторно регистрируют, внося отрицательные показатели с отметкой «-» в графы 15-16.
2. Исправленный вариант регистрируют стандартным образом, дублируя в 4 строке дату и номер 1а.

Если продавец не успел передать исправления в расчетном квартале, и данные уже перешли в налоговую службу, процедура немного отличается. В новую книгу покупок вставляется дополнительный лист согласно 5 пункту правил заполнения, аналогичным образом с исправлением граф ошибочного счета-фактуры.

Отменяющая процедура

Подробно регламент такой процедуры прописан в пунктах 3 и 11 Правил ведения книги продаж, утвержденной Постановлением №1137 . Для покупателя тоже постановление в пункте 4 Правил ведения книги покупок предписывает аналогичные действия, но после получения исправленного счета-фактуры от продавца.

За прошлый период

По окончании налогового периода аннулирование записи осуществляется посредством регистрации нового счета-фактуры, с исправлением и указанием реквизитов зарегистрированного варианта. Покупатель должен отразить поступление в своей книге учета и указать на аннулирование, а продавец обязан предоставить исправленный вариант первоначального счета-фактуры и зарегистрировать его у себя.

Поставщик не зарегистрировал документ

Если неверные данные об отгрузке поступили в книгу продаж, но сразу после этого были обнаружены, процедура в таком случае проще. Обстоятельство ошибки, исправленной в том же налоговом периоде, не влияет на сумму налоговых отчислений, поэтому достаточно заполнить соответствующие графы 13а-19, аннулировав не весь лист, а только некорректные данные.

Отмена у покупателя

Пока никаких записей в книге покупок не сделано, исправление не несет проблем с аннулированием. Однако когда в пакете документов поступает ошибочный счет-фактура и суммы заносится в книгу покупок, сделать аннулирование сложнее. После подачи искаженной информации, налоговый вычет оказывается занижен или завышен, и его требуется пересчитать. В таком случае вносить исправления приходится покупателю. Делается это согласно 5 пункту правил заполнения доп. листа .

Для аннуляции поданного бухгалтер организации покупателя должен составить отдельный лист для поданной книги покупок с отрицательными значениями в графах 15-16, доплатить разницу налога и пеню, согласно 1 пункту 81 статьи НК и 6 пункту правил заполнения доп. листов книги покупок.

Ситуации с произведением регистрации

Основным моментом регистрации исправленных листов является внесение в них отрицательных значений в отведенные графы. Действия зависят от стороны поставки, налогового периода и фиксации ошибки в учетных книгах.

Покупатель не занес данные

По 1 пункту 54 статьи НК , при обнаружении искажений в прошедших периодах, перерасчет проводится в том же периоде. Однако такая норма относительно предыдущих периодов не применяется, поскольку в постановлении Правительства №1137 отсутствует механизм ее реализации, и перерасчет проводится в квартале регистрации исправления. Поэтому провести перерасчет или доплатить налог можно после составления

Ошибки при заполнении счетов-фактур не редкость. Совершать их могут и опытные бухгалтера, и начинающие специалисты. Возникает вопрос, как исправить ошибку. Законодательством предусмотрена возможность использования корректировочных счетов-фактур, внесения исправлений в уже существующие счета-фактуры, в то время как процедура аннулирования этого документа нигде не прописана. По мнению ФНС, ничего сложного либо требующего дополнительных разъяснений в аннулировании счетов-фактур нет. Бухгалтерам остается опираться на принятые законодательные нормы и на сложившуюся практику, о которой далее пойдет речь. Следует отметить, что налоговая служба не возражает против ее применения (письмо ФНС №БС-18-6/499 от 30-04-15 г.).

Аннулировать или корректировать (исправлять)?

Правила заполнения счетов-фактур (СЧФ) позволяют исправить информацию, содержащуюся в документе (п. 7 правил заполнения СЧФ, пост. Прав-ва №1137 от 26-12-11 г.). Исправлением можно пользоваться, если информация не мешает ФНС без ошибок определять продавца или покупателя – участников сделки.

Исправляя документ, нельзя изменять его дату и номер, значит, применять такой способ повсеместно нельзя. Можно выписать корректировочный СЧФ. Чаще всего корректировкой оформляют изменение цены сделки или количества товара (ст. 169-5.2 НК РФ), однако и этот способ не охватывает всех проблемных моментов при оформлении неверного СЧФ.

Аннулирование применяют в случаях:

• если документ выписан ошибочно, например, другому контрагенту;
• если в документе содержатся ошибки в реквизитах, что не позволяет ФНС идентифицировать участников сделки или одного из них;
• если документ выставлен ошибочно до завершения хозяйственной операции (например, заказчик не принял работу, а исполнитель уже выставил СЧФ), и т.д.

На заметку! В постановлении №1137 есть термин «аннулирование», но касается он не счетов-фактур, а записей в книге покупок и продаж.

Счета-фактуры могут иметь как бумажную форму, так и электронную. В первом случае документ зачастую уничтожается непосредственно. Использование электронного документооборота усложняет эту процедуру. Приказ Минфина №174н от 10-11-15 г. описывает порядок ЭДО счетов-фактур. Из него следует, что:

• отправка документа подтверждается оператором ЭДО, получение — контрагентом;
• документ имеет копию в сторонней базе данных.

Заметим, что под аннулированием, с т.з. операций по , понимается в первую очередь не физическое уничтожение документа, а лишение его легитимности, юридической силы. Следовательно, чтобы аннулировать СЧФ, достаточно:

• оформить согласие на аннулирование (в т.ч. и электронной его формы) документально, если он уже признан контрагентами;
• не вносить в книги покупок и продаж этот документ, в том числе и в доплисты.

Рассмотрим действия продавца и покупателя при аннулировании СЧФ более подробно. Следует учитывать, что действия бухгалтера при аннулировании в отчетном периоде и вне его будут разниться.

Действия продавца

Начинаются с уведомления покупателя письмом об аннулировании СЧФ. Указываются реквизиты документа, договор, на основании которого он был выписан, другие значимые для идентификации данные. В письме, как правило, содержится рекомендация контрагенту об исключении СЧФ из книги покупок.

• до завершения отчетного периода – в самой книге со знаком «минус» делается регистрационная запись еще раз;
• после завершения отчетного периода – в доплисте к книге делается запись в рамках того периода, за который был выставлен ошибочный документ.

В последнем случае без уточненной декларации по НДС обойтись не удастся – налицо занижение суммы реализации, а значит, и налога (ст. 81-1 НК РФ). Если этого не сделать, то последует письмо ФНС с требованием пояснений по данным декларации, после дачи которых все равно придется формировать декларацию уточненного характера.

Ситуация: организация А отгрузила продукцию организации В, а счет-фактуру на нее предъявила организации С. Ошибка выявлена до окончания квартала. В этом случае следует сделать «минусовую» запись в книге продаж по организации С (графы от 13а до19), а следом сделать запись о выставленном счете — фактуре контрагенту В.

Если квартал окончен, то неверный СЧФ контрагенту С вносят в доплист с отрицательным значением записи, и туда же вносятся данные по организации В (прил. 5 пост. 1137, ч. 2 п. 3). В указанном случае суммы по СЧФ равны и итогового занижения налога нет, однако информация по организациям будет разниться. Придется либо сдавать «уточненку», либо ждать письма налоговой и давать на него пояснения.

Действия покупателя

На основании полученной в письме информации и полученного исправленного счета-фактуры покупатель также вносит исправления в книгу покупок (пост. 1137 прил. 4):

• до завершения периода – повторной записью с «минусом»;
• после – в доплисте с учетом периода оформления недействительного документа.

В последнем случае покупатель также подает «уточненку» по НДС за период, в который произошла ошибка и аннулирование СЧФ (ст. 81-1 НК РФ).

Если говорить о ситуации, которая описана выше, существует вероятность, что чужой СЧФ уже внесен в базу данных организации С и его придется аннулировать. В текущем квартале это делается «минусовой» записью в книге покупок, а после его завершения – аналогично в доплистах к ней (прил. 4 пост. 1137, ч. 2 п. 4).

До подачи уточненной декларации следует уплатить разницу сумм налога, образованную неправомерным вычетом НДС, и пени.

На заметку. Дополнительные листы являются неотъемлемой частью книг покупок и продаж.

Бухгалтерский учет

Корректировочные записи делаются по тем же счетам и проводкам, на которых были отражены ошибочные операции. Применяется метод «красного сторно».

Выявленные ошибки, согласно ПБУ 22/10, исправляются в периоде обнаружения. Если ошибка произошла в истекшем периоде, исправления за указанный период в БУ вносить не следует, в отличие от НУ.

Если ошибка обнаружена в текущем году, записи делаются этим годом. Если прошлая ошибка обнаружена уже в новом году, исправления вносятся в периоде после обнаружения. Если же ошибка обнаружена в новом году за предыдущий период, до сдачи бухгалтерской отчетности, ее исправляют декабрем года, за который составляется отчетность.

Проводки при аннулировании стандартные:

• Дт 62 Кт 90/1 – реализация ;
• Дт 90/3 Кт 68/2 – НДС на сумму реализации сторно у продавца.
• Дт 41, 10 и пр. Кт 60 – покупка сторно.
• Дт 19 К 60 – НДС по счету-фактуре на сумму покупки сторно.
• Дт 68/2 К 19 – НДС к вычету сторно у покупателя.

Главное

1. Аннулирование счетов-фактур происходит по общим правилам заполнения книг покупок и продаж, внесением записей со знаком «минус» в книги или в дополнительные листы к ним. Дополнительные листы используются для исправлений по периоду, после его фактического окончания.
2. В последнем случае нужна подача уточненной декларации по НДС как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.
3. В БУ делаются записи по стандартным проводкам учета НДС, методом «сторно». Исправления в общем случае вносятся в периоде обнаружения ошибки.

В каких случаях выписывается исправленный счет-фактура?

Ситуации, при которых налогоплательщиком производится выписка исправленного счета-фактуры, определены в статье 419 Налогового кодекса РК .

Исправленный счет-фактура выписывается в случае необходимости внесения изменений, дополнений и исправления ошибок в ранее выписанном счете-фактуре. При этом внесение изменений не допускает замену поставщика или получателя товаров работ, услуг.

Чаще всего выписка исправленного счета-фактуры связана с выявленными ошибками в ранее выписанном счете-фактуре.

Следует отличать случаи исправления ошибки от ситуаций корректировки оборота. Корректировка оборота по реализации не связана с ошибками - она производится в случаях, указанных в статье 383 НК РК (возвраты, скидки, изменение цены и пр.). При корректировке размера облагаемого оборота выписывается В случае исправления ошибки - исправленный ЭСФ.

При выписке исправленного счета-фактуры, аннулируемый документ становится недействительным. Исправленный СФ замещает такой документ с учетом новых сведений.

В случае, если к аннулируемому документы ранее были выписаны (один или несколько), то их необходимо заново выписать для исправленного счета-фактуры. Таким образом восстановить «цепочку» документов.

По какой форме и в какие сроки выписывается исправленный счет-фактура?

Все поля исправленного СФ заполняются так, как они должны быть заполнены, если бы ошибка не была допущена. Если в аннулируемом документе поле заполнено правильно, в исправленном СФ такое поле заполняется аналогично. Если в аннулируемом документе в строке допущена ошибка - в исправленном строка заполняется скорректированным значением.

Исправленный счет-фактура должен помимо стандартных сведений, должен также содержать следующую информацию:

• Пометку о том, что является исправленным;
• Номер и дату исправленного СФ (текущего документа) ;
• Номер и дату аннулируемого СФ (СФ, к которому выписывается исправленный СФ и который данной выпиской будет признан недействительным) ;
• Номер и дату первичного СФ (исходный СФ, с которого началась вся цепочка документов).

Исправленный счет-фактура в электронном виде выписывается по форме ЭСФ, утвержденной

При выписке исправленного ЭСФ, необходимо учитывать особенности заполнения, указанные в Правилах ЭСФ.

В исправленном ЭСФ могут быть указаны сведения, отличные от аннулируемого, в строках 7 и 8 раздела В «Реквизиты поставщика» , строках 17 и 18 раздела С «Реквизиты получателя».

В случае, если у покупателя изменились данные по НДС, то при выписке исправленного ЭСФ, указываются данные, актуальные на текущий момент. Эти сведения в документе также могут быть отличны от сведений в аннулируемом.

Выписать исправленный счет-фактуру в электронном виде можно только в том случае, если аннулируемый счет-фактура выписан также в электронном виде. Также если аннулируемый счет-фактура выписан в электронном виде, то выписать исправленный счет-фактуру можно только в электронном виде.

Налоговое законодательство и правила документооборота ЭСФ не предъявляют специальных требований к номеру исправленного счета-фактуры. Поэтому налогоплательщик может использовать как следующий порядковый номер в соответствии с правилами нумерацией своей учетной системы, так и сохранить прежний номер (если это допускается в вашей учетной системе). Система ИС ЭСФ не позволяет зарегистрировать в один день два разных документа с одинаковым номером, но зарегистрировать такие документы в разные дни - возможно.

Исправленный счет-фактура может быть выписан . Начало срока исковой давности определяется датой выписки первичного СФ, к которому выписывается исправленный.

Пример

Ошибку в таком СФ можно исправить в течение 5 лет с момента выписки исходного счета-фактуры (отсчитываем срок от 06.01.2017 года).

Дата совершения оборота по реализации в исправленном ЭСФ

Дата совершения оборота по реализации определяется в соответствии со статьей 379 НК РК и не зависит от даты исправления ЭСФ . Чаще всего дата совершения оборота определяется по дате отгрузки товаров или дате выполнения работ (принятие работ заказчиком).

Если в аннулируемом счете-фактуре дата оборота указана верно, то в исправленном ЭСФ она заполняется этой же датой. Если исправленный счет-фактура выписывается с целью корректировки допущенной ошибки в дате совершения оборота, то в исправленном ЭСФ может быть указана иная дата, но в пределах исковой давности.

Отклонение исправленного ЭСФ получателем

Получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10 дней исправленный ЭСФ в случае несогласия с таким документом. Если в период возможного отклонения имелись , то срок возможного отклонения продлевается.

Электронный счет-фактура, отклонение, которого не было выполнено получателем в течение установленного срока, автоматически считается подтвержденным.

Отозвать или исправить отклонение получателем исправленного ЭСФ нельзя. Таким образом, перед отклонением документа, необходимо убедиться в корректности данного действия.

Выписка исправленного электронного счета-фактуры в ИС ЭСФ

Для выписки исправленного электронного счета-фактуры в можно воспользоваться кнопкой .

Для этого предварительно необходимо выделить аннулируемый ЭСФ, к которому выписывается исправленный, и нажать на кнопку выписки исправленного ЭСФ.

При создании исправленного ЭСФ, система автоматически заполнит его сведениями исходного (аннулируемого) документа. Пользователю системы остается только исправить те строки, в которых была выявлена ранее допущенная ошибка.

Исправленный ЭСФ выписывается датой исправления, которая всегда равна текущей дате.

Пример

Основной ЭСФ выписан 11.01.2015 года.

17.01.2016 года в документе обнаружена ошибка и принято решение выписать исправленный ЭСФ.

В исправленном счете-фактуре указывается дата выписки - текущая дата, что соответствует действующим требованиям.

В ИС ЭСФ аннулированные счета-фактуры можно просмотреть в разделе Аннулированные , исправленные счета-фактуры – в разделе Исправленные .

Выписка исправленного счета-фактуры в конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана»

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» выписать исправленный счет-фактуру можно в документах реализации товаров, работ, услуг, с помощью функции Выписать исправленный счет-фактуру .

Для формирования электронного счета-фактуры, в документе Счет-фактура (выданный) необходимо установить способ выставления В электронном виде и создать документ по ссылке Создать ЭСФ.

При формировании исправленного электронного счета-фактуры поле Дата оборота заполняется датой совершения оборота аннулируемого ЭСФ.

При формировании исправленного ЭСФ в конфигурации автоматически заполняется поле Вид счета-фактуры значением Исправленный .

До отправки документа необходимо проверить заполнение полей Номер, Дата, Рег.номер в разделе Связанный ЭСФ . Так как именно этот документ будет аннулирован при регистрации исправленного ЭСФ в ИС ЭСФ.

Контрагент (Почта России) в 2015г -ежемесячно выставляла счета-фактуры за подписные издания. В феврале 2016г отправила в наш адрес информационное письмо с просьбой аннулировать все сч-фактуры, по причине "ошибочно выставленные". Корректировочных счетов- не представила и в телефонном разговоре еще раз подтвердила, что ни исправительных ни корректировочных счетов выставлять не будет, ссылаются на письмо ИФНС от 30.04.15 № БС-18-6/499. Изучив данное письмо налоговой службы я не нашла нужной для себя информации, там нет информации что простым уведомлением, подписанным только главным бухгалтером можно корректировать услугу..Подскажите допустимо ли такое действие контрагента?

Для того, чтобы аннулировать ошибочно выставленные счета-фактуры, достаточно письменно уведомить контрагента.

Если счета-фактуры выставлены по ошибке, то ни исправленные, ни корректировочные счета-фактуры не составляются. Форма уведомления об ошибочно выставленных счет-фактурах законодательно не утверждена, поэтому такое письмо может быть составлено в свободной форме и подписано уполномоченными лицами продавца.

На основании полученного уведомления об ошибочно выставленных счетах-фактурах организация - покупатель должна внести исправления в книгу покупок по общим правилам.

Как составить корректировочный счет-фактуру, зарегистрировать его в книге продаж и книге покупок

Когда составлять не нужно

Вот случаи, когда составлять корректировочные счета-фактуры не нужно (хотя часто это делают ошибочно):

• в первоначальном счете-фактуре допущены технические или арифметические ошибки. В том числе в ценах и тарифах, налоговой ставке или стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав. В такой ситуации корректировочный документ не требуется – достаточно исправить первоначальный счет-фактуру;
• при приеме товаров покупатель обнаружил пересортицу, в результате которой ему поступили товары, не отраженные в первоначальном счете-фактуре. Продавец должен устранить расхождения, выставив исправленный счет-фактуру;
• цену поставки согласно договору определяют позже даты выставления первоначального счета-фактуры. Если порядок определения цены остался неизменным, исправления нужно внести в первоначальный документ;
• цену на товар или его количество меняют до того, как продавец выставил первоначальный счет-фактуру (в течение пяти дней после отгрузки). В этом случае изменения учитываются при составлении первоначального документа;
• покупатель – плательщик НДС возвращает товары, которые успел принять на учет. В этом случае происходит обратная реализация. А значит, покупатель оформляет самый обычный счет-фактуру .
• первоначальный счет-фактура ошибочно выставлен покупателю. В этом случае поступайте так же, как при повторном выставлении счета-фактуры на одну и ту же операцию . То есть ошибочную запись в книге продаж аннулируйте, а покупателю сообщите, что документ был выставлен по ошибке.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 марта 2015 г. № 03-07-09/13813 , от 18 июня 2014 г. № 03-07-РЗ/29089 , от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/56 , от 5 декабря 2011 г. № 03-07-09/46 , от 1 декабря 2011 г. № 03-07-09/45 , от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44 и ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143 .

Как исправить счет-фактуру

Ситуация: как поступить организации-продавцу, если на одну и ту же операцию она ошибочно выставила два счета-фактуры. Это обнаружилось после подачи декларации по НДС

Придется скорректировать налоговую базу по НДС, пересчитать налог, а также известить об ошибке покупателя.

Из-за того, что счет-фактуру выставили повторно по одной и тоже операции, будут завышены и налоговая база по НДС у продавца, и налоговый вычет у покупателя. Поэтому, обнаружив такую ошибку, нужно выполнить следующие действия.

1. Аннулируйте повторно выставленный счет-фактуру в книге продаж.

Ведь именно на основании книги продаж определяют сумму НДС к уплате ( раздела II приложения 5 к ). Для этого заполните дополнительный лист к книге продаж за период, в котором была допущена ошибка, и отразите в нем сумму отгрузки и налога по ошибочно выставленному счету-фактуре со знаком минус (п. 11 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

2. Скорректируйте налоговую базу по НДС за тот период, в котором была допущена ошибка.

Раз повторно выставленный счет-фактура был включен в общую сумму реализации за налоговый период, то с этой суммы был излишне начислен налог. А значит, у организации образовалась переплата. Поэтому нужно скорректировать налоговую базу и пересчитать налог. И несмотря на то что такая ошибка привела к переплате по НДС, в данной ситуации надо подать в налоговую инспекцию уточненную декларацию. Скорректировать налоговую базу в текущем периоде нельзя. Это объясняется тем, что общие правила, предусмотренные для исправления ошибок в соответствии с статьи 81 и пунктом 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ, в отношении НДС не применяются .
Уточненную декларацию сформируйте на основании исправленной книги продаж с учетом заполненного дополнительного листа (п. 5 раздела IV приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Образовавшуюся переплату по налогу можно зачесть или вернуть .

3. Известите об обнаруженной ошибке покупателя.

Понятно, что ошибочно выставленный счет-фактура покупатель зарегистрировал в книге покупок. А на основании данных такой книги он формирует сумму налога, принимаемого к вычету ( раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Отразив же там лишний счет-фактуру, покупатель попросту завысил сумму вычета. Вследствие этого возникает недоимка, из-за чего организации могут начислить пени и штрафы. Поэтому, как только обнаружили, что выставили счет-фактуру повторно по ошибке, обязательно сообщите об этом покупателю – направьте ему соответствующее уведомление . На основании такого документа он сможет внести изменения в книгу покупок и также подать уточненную декларацию.

Как вести книгу покупок

Как вносить изменения в книгу покупок

При необходимости внести изменения в книгу покупок действуйте в следующем порядке.

Если нужно скорректировать данные текущего периода (до окончания квартала), исправительные записи делайте непосредственно в книге покупок. Для этого показатели стоимости и суммы налога аннулируемого счета-фактуры укажите со знаком минус, а показатели нового (исправленного) счета-фактуры впишите с положительными значениями.

Если продавец (исполнитель) исправляет счета-фактуры за прошедшие налоговые периоды, то к книге покупок за период, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура, составьте дополнительный лист. Форма дополнительного листа приведена в приложении 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 . В этом дополнительном листе первоначальный счет-фактура должен быть аннулирован (его показатели зарегистрируйте со знаком минус). Исправленный счет-фактуру зарегистрируйте в книге покупок (с положительным значением) в том периоде, когда у организации появилось право на налоговый вычет.

Такой порядок следует из положений пунктов и раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Если изменения, внесенные в книгу покупок, уменьшают сумму заявленного ранее вычета по НДС, в инспекцию нужно подать уточненную налоговую декларацию за соответствующий период (ФНС России от 5 ноября 2014 г. № ГД-4-3/22685).

Если в результате корректировки сумма заявленного ранее вычета по НДС увеличивается, то у организации есть выбор:

• подать уточненную декларацию за соответствующий период (право, а не обязанность). В этом случае потребуется составление дополнительного листа к книге покупок за период, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура;
• заявить вычет в текущем периоде (в пределах трех лет). В этом случае записи сделайте только в книге покупок за отчетный период;
• ничего не делать (например, если сумма вычета незначительна).

Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 54, пункта 1 статьи 81, пункта 1.1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Из статьи газеты «Учет. Налоги. Право», № 34, сентябрь 2014
Как аннулировать ошибочный счет-фактуру

«…В феврале ошибочно выставили счет-фактуру. Обнаружили это только сейчас. Аннулировали документ и сделали запись с минусом в дополнительном листе книги продаж. Надо зарегистрировать счет-фактуру с нулевым значением?..»

- Из письма главного бухгалтера Инны Трифоновой, г. Тольятти

Нет, Инна, не надо.

В такой ситуации стоит отправить письмо покупателю, в котором сообщить, что документ был составлен по ошибке. В постановлении Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 прямо не сказано, как исправить записи по ошибочно выставленным счетам-фактурам. Поэтому достаточно в книге продаж сделать запись с минусом. Ошибку вы исправляете после окончания налогового периода, в котором составили неверный документ. Значит, запись надо сделать в дополнительном листе книги. Чтобы внести исправления, надо перенести данные из граф 14–19 книги продаж за первый квартал в строку «Итого» дополнительного листа. А затем отразить реквизиты и суммы аннулированного счета-фактуры с минусом.

В постановлении № 1137 сказано, что следующей строкой необходимо зарегистрировать исправленный документ. Но вы взамен счет-фактуру не составляете, значит, регистрировать ничего не надо.

Из статьи газеты «Учет. Налоги. Право», № 21, июнь 2015
Появился идеальный способ аннулировать счета-фактуры

Для аннулирования ошибочно оформленного счета-фактуры поставщик делает запись с минусом в книге продаж, а покупатель - в книге покупок. Этот вывод изложила ФНС России в письме от 30.04.15 № БС-18-6/499@ (ответ на частный запрос).

На практике возможна ситуация, когда поставщик выставил счет-фактуру по ошибке. Например, оформил документ, а покупатель не забрал товар. В этом случае надо сообщить покупателю о том, что документ аннулирован. Дальнейший порядок действий мы показали в схеме.

Схема. Как аннулировать счета-фактуры

Что делает поставщик. Если поставщик еще не зарегистрировал счет-фактуру в книге продаж, то исправлять книгу не требуется. Если зарегистрировал, то показатели ошибочного счета-фактуры надо записать с минусом: до сдачи отчетности - в книге продаж (см. образец 1), после сдачи декларации - в дополнительном листе (п. 11 разд. 2 приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). В последнем случае потребуется уточнить декларацию по НДС и уменьшить исчисленный налог. Запись из дополнительного листа надо перенести в приложение 1 к разделу 9 декларации по НДС. В строке 001 раздела 9 уточненки надо поставить признак 1, а остальные строки заполнять не надо.

Образец 1. Как аннулировать счет-фактуру в книге продаж (фрагмент)

Что делает покупатель. Если покупатель не успел зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, в книгу тоже не требуется вносить изменения. А если успел, то запись надо аннулировать. Для этого показатели счета-фактуры надо записать с минусом в графах 15–16 книги (см. образец 2) или дополнительного листа (п. 9 разд. 2 приложения 4 к постановлению № 1137). Если компания уже заявила вычет по ошибочному счету-фактуре, надо исключить сумму и подать уточненку. В строке 001 раздела 8 декларации по НДС надо поставить 1, остальные строки не заполнять, а в приложение 1 к разделу 8 перенести сведения из дополнительного листа.

Образец 2. Как аннулировать счет-фактуру в книге покупок (фрагмент)

• Скачайте формы